Praatplaat cartoon losse afbeeldingen.

Ik heb iets vreemds meegemaakt toen ik net in Nederland was gestationeerd. Het was lunchtijd. Ik zag mijn assistent zijn jas pakken om buiten te gaan lunchen. Ik vroeg hem of hij een broodje voor mij kon meenemen. En hij zei: “Nee, dat kan ik niet. Ik lunch met Jean.” Jean is onze salesdirecteur en mijn baas met twee rangen boven mij. Blijkbaar zagen ze elkaar in de lift en vroeg mijn assistent hem om te lunchen. Ik was verbaasd toen ik dit hoorde. Een assistent die luncht met de sales-directeur zonder iemand anders om toestemming te vragen, laat staan dat hij mij hierover informeerde!

Een Japanse kaizen-consultant, de heer Yamamoto, ging naar Brazilië voor een conferentie over procesverbetering. De heer Yamamoto was uitgenodigd om een presentatie te geven over het Kaizen-proces. Voor de presentatie had de heer Yamamoto een vergadering met Davi.

Tijdens de vergadering zegt Davi tegen de heer Yamamoto: “Iedereen heeft hoge verwachtingen van uw presentatie. Ze zijn erg geïnteresseerd in wat u te zeggen heeft. Het maakt niet uit als u uw presentatie moet verlengen indien nodig.”

De heer Yamamoto was verward. “Volgens het schema heb ik een presentatie van 45 minuten. Hoeveel minuten moet ik verlengen? Wilt u dat ik een presentatie van 60 minuten geef?”

Davi: “Zolang u denkt dat het nodig is.”

De heer Yamamoto begreep nog steeds niet wat Davi echt bedoelde, dus zei hij: “Oké. Dan geef ik een presentatie van 60 minuten.”

De volgende dag ging de heer Yamamoto naar de conferentiezaal. Echter, op de deur stond nog steeds een presentatie van 45 minuten in het schema, niet 60 minuten. De heer Yamamoto zocht Davi op en vroeg opnieuw: “Moet ik een presentatie van 45 minuten of 60 minuten geven?”

Davi antwoordt: “Maak je geen zorgen, meneer Yamamoto; ze zijn erg geïnteresseerd in uw presentatie. Gebruik zoveel tijd als u nodig heeft.”

Hoewel hij nog steeds niet echt begreep wat Davi bedoelde, antwoordde de heer Yamamoto: “Oké, dan geef ik een presentatie van 60 minuten.”

De presentatie was een groot succes. Er werden veel vragen gesteld door het publiek, maar de heer Yamamoto stopte met antwoorden toen hij zag dat er al 65 minuten voorbij waren.

Achteraf kwam Davi naar de heer Yamamoto en zei: “Het was een geweldige presentatie. Maar waarom stopte je zo snel? Iedereen toonde veel interesse in je presentatie!”

De heer Yamamoto was weer verward. “Maar ik gaf 65 minuten, terwijl het 60 minuten had moeten zijn.”

Davi: “Wat bedoel je? Iedereen was nog steeds geïnteresseerd.”

De heer Yamamoto: “Maar ik wilde niet de tijd van andere presentatoren afnemen. Ik dacht dat dat niet respectvol was.”

Davi: “Maar ik begrijp het niet. We betalen u om uw presentatie te geven. Als u zag dat het publiek behoeften had, is het dan niet uw verantwoordelijkheid om aan die behoeften te voldoen?”

Een voedingsmiddelenfabrikant was bezig met een joint venture-project met een Braziliaans bedrijf voor voedselverpakking. Eerst kwamen de Brazilianen naar Zwitserland om te onderhandelen. De managers haalden de Brazilianen op van het vliegveld en zorgden ervoor dat ze zich welkom voelden. Ze begonnen meteen met de vergaderingen, namen korte pauzes voor de lunch en aten drie dagen lang broodjes in hun kantoor. Ze hielden zich aan het schema volgens de agenda van de vergadering en om 19.00 uur gingen de Zwitsers naar huis en de Brazilianen naar hun hotels. Beide partijen waren erg moe van de vergaderingen.

Na twee dagen waren de Zwitsers erg blij met de resultaten van de vergadering tot nu toe. Het leek erop dat de vergadering vruchtbaar en productief was. Korte lunches en een strak schema werden bedoeld als respect, zodat ze geen kostbare tijd van de Brazilianen verspilden die de moeite hadden genomen om van zo ver te komen. Echter, de indruk van de Brazilianen was heel anders dan die van de Zwitsers. Ze vonden dat de vergadering niet zo goed verliep en ze voelden zich erg moe. “Hoewel we twee dagen samen waren, konden we niet zeggen of we ze überhaupt konden vertrouwen. Natuurlijk waren ze goed georganiseerd en zeer productief. Maar we konden de persoonlijkheid van onze toekomstige partners niet zien. Het leek alsof de Zwitsers alleen maar hun agenda wilden volgen en we hadden geen goed gevoel over ons partnerschap.”

Voor onze volgende vergadering ging de Zwitserse manager met zijn personeel naar Brazilië voor de vergadering. Hoewel ze veel punten op de agenda hadden om te bespreken, waren de lunches lang en duurden de diners soms tot na middernacht. Na twee dagen liepen we ver achter op schema en begonnen we ons zorgen te maken. Elke keer als de lunch langer dan een uur duurde, keken we op onze horloges, bezorgd of we alle punten voor die dag konden afronden.